Het is voor het eerst dat het Nationaal Archief partner is van het iBestuur Congres. Reden? “Een gezond soort informatie-activisme”, antwoordt Tom De Smet. “Wij worden nogal eens gezien als het einde van de informatieketen: als het al bijna erfgoed is, gaat informatie naar het NA. Maar onze relevantie is dat een archief juist de plek is waar zaken openbaar worden gemaakt.”

Missie van het NA is om het recht op informatie van iedere burger te dienen, benadrukt de plaatsvervangend NA-directeur. “Om die missie anno 2023 waar te maken moeten we aan de vóórkant van de keten zitten, want daar zijn onze kennis en expertise relevant. In de cultuuromslag die we nu maken, stuiten we op vraagstukken als: hoe transparant wil je zijn, op welke informatie heeft de burger recht. Die vragen willen we via het congres op de bestuurlijke tafels neerleggen.”

Het streven om zich meer aan de voorkant van de informatieketen te nestelen kan de goedkeuring van de regeringscommissaris Informatiehuishouding volledig wegdragen. Want, zo citeert Zuurmond Johan Cruijff: “Als je niet op tijd bij de bal bent, ben je te laat vertrokken. Zit het NA aan de achterkant van de keten, dan archiveert het de puinhopen die in het traject ervoor zijn ontstaan. Je zult aan archiving-by-design-achtige oplossingen moeten gaan werken, er bij het ontwerp van systemen, protocollen en procedures al rekening mee houden.”

Gesprek publiekelijk voeren

In een democratie, zeker in het hedendaagse digitale tijdperk, is informatie steeds belangrijker geworden. “Democratisering van informatie is hand in hand gegaan met democratisering van de media. Mensen kunnen altijd en overal informatie vinden en verwachten dat ook. Dat verplicht overheden om transparant met hun informatie te zijn”, legt De Smet uit.

Wat niet wil zeggen dat alle informatie op straat moet liggen, benadrukt hij. “Transparantie wordt nogal eens verward met openbaarheid, maar die twee zijn niet hetzelfde. Transparantie kan ook betekenen dat een overheid bepaalde informatie níét openbaar maakt, maar dan moet ze wel uitleggen waarom.”

Het gesprek over de keuzes die je daarin maakt, zou actiever en vooral meer publiekelijk moeten worden gevoerd, vinden Zuurmond en De Smet. De laatste: “Nu is bijvoorbeeld het vrijgeven van informatie aan de pers vaak een kwestie van: zij vinden, wij vinden. Dat gesprek wordt meer en meer gepolariseerd. Terwijl de vraag welke informatiepositie de burger heeft en hoe de informatierelatie tussen burger en overheid eruit moet zien een veel wezenlijker discussie is en die moet maatschappelijk worden gevoerd.”

Tom De Smet: “Geloof in de democratie kan ter discussie komen te staan.”

Tien hooibergen informatie

Zuurmond is het met De Smet eens. Hij ziet dat daar wel veel over wordt gesproken op de Haagse ‘vierkante kilometer’, maar onvoldoende in de maatschappij. Het is de reden waarom hij als regeringscommissaris Open Donderdagen en Keukentafelgesprekken in het land organiseert. “Alles openbaar maken is geen transparantie. Als ik tien hooibergen informatie per dag produceer en ik flikker die allemaal over de burger heen, dan zal die de speld nooit vinden. Je moet met elkaar een gesprek hebben over: wat heeft de burger nodig en wat moet er, gezien de functie van het openbaar bestuur, wel en niet ontsloten worden. Die keuzes maak je als overheid niet in je eentje, maar pas na een publiek debat.”

De Smet noemt ook het belang van transparantie als onderdeel van de democratische verplichting voor overheden om zich te verantwoorden. “Als je niet kunt laten zien waarom je een bepaald besluit hebt genomen, welke scenario’s je hebt overwogen, wie wordt benadeeld en wie bevoordeeld, dan kan het geloof in de democratie ter discussie komen te staan. Wanneer het lijkt of een kabinet kan doen wat het wil, zonder verantwoording af te leggen, dan gaan mensen daar – terecht of onterecht – dingen achter zoeken. Ik zie bij de overheid ontzettend veel goede bedoelingen, maar je moet ze ook kunnen uitleggen en teruggeven aan de burger. Dat is de kern van democratie.”

Zuurmond vult nog aan: “Alle energie zetten op openbaarheid van ‘Den Haag’ is niet voldoende om het vertrouwen in de overheid te herstellen. Uitvoeringsorganisaties moeten ook openheid betrachten over de gegevens die zij van burgers hebben en op basis van welke algoritmes ze bepalen of iemand recht heeft op x, y of z.”

Vragen van toekomstige generaties

In de transitie van een legalistische, reactieve overheid die uitgaat van wantrouwen naar een responsieve, proactieve overheid die naast de burger staat, moeten archieven niet alleen de vraagstukken van nu adresseren, benadrukt Zuurmond. “Ze moeten ook openstaan voor de vragen die toekomstige generaties zullen stellen. Dus je moet het zo organiseren dat ze duurzaam toegankelijk zijn en dat burgers over 50, 60 jaar ook nog kunnen reconstrueren wat er vandaag gebeurt. Daar heb ik wel zorgen over.”

Hij benoemt de twee belangrijkste. De eerste is de manier waarop overheden nu zijn geautomatiseerd. “Mensen werken in Word, in Outlook, in contentmanagementsystemen en slaan daar informatie op. Zaken worden in een verticale lijn gearchiveerd en de context is daardoor achteraf vaak niet meer of moeilijk te reconstrueren: wie was bij de vergadering, wat is precies besloten.”

Om ‘contextueel’ te kunnen archiveren is een vrij radicale vernieuwing van de werkomgeving van overheidsmedewerkers nodig, constateert Zuurmond. “Waar mensen nu in allemaal losse applicaties werken, moet je veel meer in platforms gaan denken. Platforms waarop je met elkaar op één onderwerp kunt samenwerken, over de grenzen van departementen en bestuursorganen heen. Jonge mensen doen dat al, maar bij de overheid hebben we onze werkwijze ouderwets georganiseerd. Ik denk dat je professionals bij de overheid met gezwinde spoed zo’n andere werkomgeving moet bieden. En ja, voordat je dat bij 300.000 overheidsdienaren hebt gedaan, ben je wel even bezig. Maar het goede nieuws is dat er op tal van plekken in de wereld en bij tal van grote bedrijven al zo wordt gewerkt. We hoeven het wiel dus niet helemaal zelf uit te vinden.”

Arre Zuurmond: “Met beslisnota’s is een heel nieuwe stroom aan documenten openbaar geworden.”

Werkbare balans tussen waarden

Zuurmonds tweede zorg betreft de waardenafweging. “In het debat over wat je wel en niet bewaart, maken we op dit moment geen goede afweging tussen de vijf waarden van archivering: bruikbaarheid voor de professional, archivering voor de toekomst, voldoen aan de Woo-eisen met betrekking tot transparantie, privacy en – wat mij betreft cruciaal: beveiliging. Je moet zorgen voor een werkbare balans tussen die waarden.”

Zeker omdat al die waarden nu hun eigen aparte toezichthouders hebben, kan het gebeuren dat één waarde dominant wordt en de andere eronder lijden. De Smet bevestigt dat aan de hand van een voorbeeld uit zijn NA-praktijk. “Als wij alle persoonsgegevens volgens de huidige privacywetgeving uit onze archieven hadden gefilterd, had er nooit zulk gedegen onderzoek gedaan kunnen worden naar het Nederlands slavernijverleden als nu is gebeurd. In het bewaren van informatie kunnen belangen met elkaar gaan wringen.”

In het concept voor een Algemene Informatiewet dat Zuurmond heeft opgesteld, stelt hij voor een comité met een adviesfunctie op te richten, waaraan professionals dilemma’s kunnen voorleggen als ze er zelf niet uitkomen. Het comité zou de mogelijkheid moeten hebben om een ‘gezaghebbende conclusie’ te kunnen trekken.

Dat Zuurmond in het concept ook de oprichting van een Informatie Academie heeft opgenomen, met een agora-, een onderzoeks- en een onderwijsfunctie, noemt De Smet ‘een fantastisch initiatief’. “Er zijn zoveel belangen en partijen bij dit onderwerp betrokken en Arre heeft die bij elkaar gebracht. Dat is nodig, want het hangt allemaal samen. Je moet niet alleen een lesje AVG of alleen een lesje Archiefwet geven, je moet het in samenhang oppakken. Zo’n Informatie Academie waar de community elkaar kan vinden en waar onderzoek wordt gedaan en dilemmagesprekken worden gehouden, omarmen wij volledig. Ik ben heel blij dat hij dat teweeg heeft gebracht.”

Wakker-schud-effect

Gevraagd naar hun visie op ruim een jaar Wet open overheid (Woo), antwoordt De Smet. “Het recente rapport van de Open State Foundation laat zien dat de burger of journalist die een Woo-verzoek doet, nog veel te lang moet wachten. Dan kun je zeggen: de wet heeft niks opgeleverd. Maar achter de schermen is heel veel gebeurd: er is bewustwording, een wakker-schud-effect ontstaan. Binnen de ambtelijke organisatie is de discussie enorm aangewakkerd, we waren bijna vergeten hoe belangrijk informatiehuishouding is. Het heeft tot het besef geleid dat het op orde hebben ervan de belangrijkste randvoorwaarde is om aan de bedoeling van de Woo – transparantie – te voldoen. Dat de discussie wordt gevoerd en dat hard wordt gewerkt om aan die voorwaarde te voldoen, vind ik ontzettend waardevol.”

Zuurmond zegt ‘gematigd positief’ te zijn over de wet. Dat de doorlooptijden nog niet goed zijn, noemt ook hij ‘slechts één kant van de zaak’. “De andere kant is dat de hoeveelheid informatie die wordt opgevraagd én verstrekt, al behoorlijk is gegroeid. Maar belangrijker is dat het ook is gelukt om beslisnota’s openbaar te maken. Daarmee is een heel nieuwe stroom aan documenten openbaar geworden. Het mooie is dat nu een werkwijze en een structuur zijn ontstaan die het mogelijk maken om ook andere categorieën documenten te ontsluiten. De beslisnota’s zijn het spreekwoordelijke eerste schaap over de dam. Dat is altijd de moeilijkste, de rest volgt.”