Terwijl een verdieping lager het iBestuur Congres in volle gang was, waren de deelnemers aan The Whole System in the Room in een grote ruimte aan het werk met drie heel eigen vraagstukken: datagebruik in de dierketen, datastelsel verduurzaming utiliteit (DVU) en i-vakmanschap bij ambtenaren (zie kader).

Aan vier grote tafels zaten uitvoerders, beleidsmedewerkers, studenten, i-specialisten en inspecteurs, van binnen en buiten de ministeries van EZK, LNV en RVO. Mensen schreven op flipovers en tafellakens. Zij plakten geeltjes, maakten aantekeningen en vroegen elkaar het hemd van het lijf. Achterin de zaal voegden twee professionale illustratoren alles samen in een enorme tekening. De bezigheden in de grote ruimte leken op het eerste gezicht chaotisch, maar waren wel degelijk geregisseerd.

Systemisch denken

Whole System in the Room (WSITR) komt uit de wereld van de systeemtheorie en het systemisch denken, dat streeft naar een overzicht van het geheel, zonder speciale nadruk op de afzondelijke onderdelen die dat geheel tot een systeem maken. Een simpele vergelijking: een familiediner is niet die ene povere salade of een reeks snibbige opmerkingen tussen twee familieleden, maar het geheel van meerdere gangen en de dynamiek tussen verschillende personen. Wanneer slechts aan één component aandacht wordt besteed, is het onmogelijk om een duidelijk beeld te krijgen van het geheel.

Met name bij complexe vraagstukken gebeurt het vaak dat slechts één aspect wordt uitgelicht, wat het eindresultaat onvoorspelbaar, oncontroleerbaar en onuitvoerbaar maakt. Bij informatievoorziening zijn dat onderdelen als data, architectuur, security als losstaande verschijnselen, terwijl ze verweven zijn met alle aspecten van beleid, toezicht en uitvoering. Andersom hebben beleid, toezicht en uitvoering allemaal een i-aspect.

Plaatsvervangend secretarissen-generaal Gerdine Keijzer-Baldé (EZK) en Eva Heijblom (LNV) zijn voor hun respectievelijke departementen verantwoordelijk voor het thema i-besturen binnen de I-strategie Rijk. “Het is niet alleen nuttig en nood­zakelijk om met alle onderdelen aan tafel te zitten. Het levert ook veel inspiratie en en regie op”, aldus Keijzer-Baldé.

Waar te beginnen?

Wie zelf een WSITR-sessie wil organiseren, begint met het formuleren van een beleidscasus, zegt projectleider Monique Barnhoorn. “Elke beleidscasus heeft een i-element, denk bijvoorbeeld aan privacyvraagstukken. Begin daarom met beleid en ‘i’ aan tafel te zetten om het gewenste doel van het beleid te bespreken. Dat is niet altijd eenvoudig, omdat de domeinen beleid en informatievoorziening vaak een andere taal spreken.”

De casus mag overigens ook een bestaand beleidsvraagstuk zijn of een vraagstuk dat zich voordoet in de uitvoering. Barnhoorn: “Idealiter zit je met al deze verschillende groepen bij elkaar aan de start van ontwikkeling van nieuw beleid. Maar deze methode is ook geschikt voor het toetsen van bestaande casuïsitek, voor het ophalen van witte vlekken en lessen voor een volgende keer.” Daarna is het zaak collega’s te benaderen die willen meedenken en meewerken. “Vraag ook wie zij denken dat er nog meer bij moet zijn en dan het liefst uit een ander domein of van buiten de organisatie”, aldus Barnhoorn.

Het doel van de dag was om mensen uit hun vaste denkpatronen te halen, legt Barnhoorn uit. “Daarom gebruikten we geen Powerpoint-presentaties, maar lieten we mensen tekenen en schrijven met de hand. Door met beelden te werken in plaats van woorden, gebruiken mensen hun hersenen anders.” Daarnaast is een voorzitter nodig die de spelregels duidelijk maakt: luister naar elkaar en vul aan. Zeg geen ‘ja maar’. Kijk naar de mogelijkheden, niet naar de onmogelijkheden.

Aan het eind van de dag deelden de teams in vier minuten hun belangrijkste conclusies. Alle notities, geeltjes, tekeningen, flipovers en aantekeningen werden door RVO in foto’s opgeslagen, als input voor de volgende stap. “De WSITR-aanpak is een inspirerende methode om ‘i’ te verwerken in maatschappelijke opgaven”, concludeert Barnhoorn.