De informatiehuishouding van het Rijk kent vele kamers, wandelgangen en verdiepingen. Informatie die wordt geproduceerd door het openbaar bestuur stroomt van en naar de Tweede Kamer, mensen in het land, specialisten en eigen medewerkers. Toen al die informatie nog analoog was, stond ze in mappen en in kasten of hing ze in dossierladen. Om de zoveel tijd ruimden archivarissen haar op, beoordeelden welke gearchiveerd moest worden conform de Archiefwet en welke kon worden verwijderd.

In 2007 besloot het Rijk dat informatie digitaal raadpleegbaar moet zijn en wordt er veel digitaal gecommuniceerd met mensen. Sinds die tijd is er veel veranderd en de hoeveelheid informatie is enorm gegroeid. Bandbreedte nam toe, data werden goedkoper, opslagruimte leek schier eindeloos. E-mails evolueerden van informeel berichtenverkeer naar een medium waarmee ook besluiten worden genomen. Het is geen wonder dat het vinden van digitale informatie een titanenklus is geworden die vaak professionele vaardigheden vereist. Als dit niet anders wordt ingericht, bestaat het risico dat informatie verloren gaat, simpelweg omdat het niet gevonden wordt. Nu al kost – bijvoorbeeld - het beantwoorden van Wob-verzoeken heel veel tijd en menskracht, omdat de gezochte informatie bij meer instanties opgeslagen is én verspreid is over meerdere documentmanagementsystemen.

Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) wil helpen bij het toekomstbestendig maken van de informatiehuishouding van het Rijk. Het is nauw verbonden met het programma MOOI (Modernisering Openbaarmaking OverheidsInformatie), dat zich richt op de modernisering van de wetgeving in het kader van openbaarmaking. RDDI wil medewerkers heldere richtlijnen gaan bieden en gebruiksvriendelijke hulpmiddelen die bijdragen aan een goede informatiehuishouding. Men denkt na over het goed rubriceren en kanaliseren van de enorme stroom digitale informatie en wil nieuwe criteria ontwerpen over wat wel en niet bewaard hoeft te worden. En er wordt gekeken hoe technologie daarbij kan helpen.

In de Stuurgroep RDDI zitten twaalf ministeries en een aantal uitvoeringsorganisaties. Voorzitter is Marjan Hammersma, secretaris-generaal van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Gevraagd naar het belang van een goede informatiehuishouding, licht zij een aantal rollen toe van informatie in het openbaar bestuur. “Wat collega’s tien jaar of langer geleden hebben uitgedacht, moeten wij vandaag goed en snel kunnen raadplegen wanneer wij hervormingen op dat beleid willen maken. De overheid wil de mensen in het land helder informeren over hoe besluiten tot stand zijn gekomen. Wij krijgen veel vragen van (vertegenwoordigers van) burgers, van beroepsgroepen als journalisten, of mensen die direct inbreng willen hebben bij de besluitvorming van het Rijk; daar moeten wij aan kunnen voldoen. Wij moeten zorgen dat toekomstige generaties kunnen naslaan hoe dit land werd bestuurd en welke besluiten zijn genomen. En we moeten, heel simpelweg, goed kunnen communiceren en informatie delen. Al met al heeft het Rijk een informatiehuishouding nodig waarmee informatie duurzaam te bewaren, terug te vinden en te gebruiken is.”

Een aanzienlijke klus en daar komt nog eens bij dat in het digitale tijdperk het tempo hoger ligt, de vraagstukken anders zijn en het aantal gebruikers van informatie verveelvoudigd is. “Het komt de kwaliteit van ons werk ten goede als we sneller en beter alle informatie en gebeurtenissen die zich rondom een onderwerp hebben voorgedaan, kunnen raadplegen en gebruiken in de afwegingen van vandaag”, aldus Hammersma.

Waar RDDI onder andere naar kijkt, is of makers van documenten eerder kunnen aangeven of iets te zijner tijd moet worden gearchiveerd. Hammersma neemt als voorbeeld een brief naar de Kamer. Aan een dergelijk document gaat een grote hoeveelheid werk vooraf voordat het eindproduct bij de Tweede Kamer terechtkomt. Denk aan verslagen van werkbezoeken, werknotities, inbreng van belangenverenigingen, uitkomsten van onderzoeken. Van dat voortraject hoeft op grond van de Archiefwet niet alles bewaard te blijven. Losse aantekeningen kunnen prima naar de vergetelheid, maar een notitie waarop staat welke beslissingen er zijn genomen absoluut niet. “Als medewerker van de overheid vertrouwden wij altijd op de archivarissen die ons hielpen selecteren en bewaren. Maar de beslissing wat wel te bewaren en wat niet moet veel verder naar voren in het hele proces. Misschien al bij het maken van een document. Digitale technieken kunnen ons daarbij helpen. Degene die de informatie produceert zou, liefst in een documentmanagementsysteem, al vroeg een vinkje moeten kunnen zetten bij wel of niet bewaren.”

Sommige informatie wordt nu al eerder openbaar gemaakt. Steeds meer agenda’s van bewindspersonen zijn in te zien en onderzoeksrapporten van het Rijk worden gepubliceerd op daarvoor bestemde websites. Het RDDI onderzoekt onder andere welke categorieën van informatie eerder gepubliceerd kunnen worden.

De behoefte aan informatiespecialisten en datadeskundigen stijgt, maar het is ook nodig dat medewerkers van de overheid zelf hun digitale vaardigheden (verder) ontwikkelen. Zij moeten vroeg in het proces kunnen inschatten of informatie bewaard moet worden. En zij moeten zich meer realiseren wie zij precies willen informeren en zelfkritischer zijn op het beheer van de mailbox. Ook ontwikkelde het RDDI een handleiding voor de registratie van zogenaamde sleutelfuncties.

De mailbox van de persoon in zo’n functie wordt in z’n geheel bewaard en kan dan achteraf worden doorzocht met zoekalgoritmes. De digitale informatie kan dan achteraf worden doorgezocht met zoekalgoritmes. Hammersma noemt het voor het archiveren een paradigmaverschuiving die wordt onderzocht: “Niet meer aan de voorkant – voordat het naar het archief wordt overgebracht – selecteren welke informatie bewaard moet worden, maar achteraf zoeken in opgeslagen digitale bestanden.”

Marieke van Wallenburg is directeur-generaal Overheidszaken, ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en lid van de RDDI-stuurgroep. “Wij leven in een informatiesamenleving en om ons werk goed te kunnen doen zijn basale datavaardigheden ontzettend belangrijk. De vereiste kennis en kunde per medewerker varieert per niveau en functie, maar iedereen moet wel een mate van ‘data skills’ beheersen, zoals analytisch denken en een basisbegrip van hoe algoritmes worden toegepast. Die wens sluit ook aan bij de Strategische I-agenda van de CIO Rijk en daarom heeft de Rijksoverheid een groot aanbod aan cursussen en e-learningmodules.”

Om weerstand te overkomen, adviseert Van Wallenburg leidinggevenden om de leuke kanten van het werken met data duidelijker te maken. “Onbekend maakt onbemind”, zegt zij, “probeer eens samen met medewerkers een module of een cursus, ontdek hoe beleidsmakers effectiever worden wanneer ze data erbij halen. Of een data-analist, want niet iedereen hoeft alles zelf te kunnen.” De grote hoeveelheid digitale informatie bij de Rijksoverheid heeft overigens een onderbelicht voordeel: het is een lokker voor jonge IT’ers. “Naast onze brede en gevarieerde maatschappelijke opgaven, hebben wij hun een grote rijkdom aan data te bieden. Wat wij hebben, heeft niemand.”

Het produceren van minder informatie is op dit moment geen onderdeel van het RDDI, maar misschien iets waar individuen zelf over na kunnen denken. Wat kan per telefoon? Welke documenten of mails hebben geen blijvende waarde en kunnen zo naar de prullenmand? Hammersma over de rol van RDDI: “Het is voor ons tot nu toe zo vanzelfsprekend geweest dat digitaal alles bewaard blijft, daar moeten we echt over nadenken. De inbreng van RDDI is daarin onmisbaar, omdat alle departementen in dit programma samenkomen en elkaar ondersteunen in de vraag hoe wij in het heden en de toekomst omgaan met onze informatie. Het is een mooie groep deskundigen die deze taaie klus willen klaren zonder op te geven. En Future Lab, de toekomstverkenning naar de Rijksinformatiehuishouding 2030, helpt ons verder te kijken dan de volgende vijf jaar.”