‘Er zijn lichtpuntjes, maar we zijn er nog lang niet’

Lydia Bremmer zal niets nalaten om het thema open overheid structureel op de agenda te houden. Ook nu het programma Open Overheid afloopt. Deze taak is de kern van het bestaansrecht van het adviesorgaan. En er is nog veel te doen. Immers, alleen de aanloop naar de Wet open overheid (Woo) vergde al zo’n tien jaar, blikt Bremmer terug. Wat volgens haar alles zegt over het tempo waarin openheid en transparantie gestalte krijgen. ‘Hoe belangrijk het thema ook is voor de overheid, ze moet het zelf uitvoeren. Dat blijkt lastig. Eigenlijk is het onze ambitie onszelf overbodig te maken. Op enig moment wil je dat openheid en transparantie vanzelf gaan, maar vanzelfsprekend is dat nog lang niet.’

Alleen al met passieve openbaarmaking heeft de overheid grote moeite. Pas in 2025 ging het beter, blijkt uit het jaarrapport van de Open State Foundation. De afhandeltijd van Woo­-verzoeken is voor het eerst gedaald.

‘Er zijn lichtpuntjes, maar we zijn er nog lang niet. Het programma Open Overheid deed goed werk en had een belangrijke aanjaagfunctie. Dat het nu stopt, maakt het extra spannend. Er zijn veel initiatieven ontplooid en er was volop budget beschikbaar. Maar hoe gaat het de komende jaren verder? We zullen daar nog alerter op moeten zijn. Waar wij voor pleiten is centrale regie, een instantie met mandaat die knopen doorhakt. Het is een uiterst taai dossier en in het huidige versnipperde veld is het moeilijk om koers te kiezen. Er zijn zoveel partijen die er iets over mogen zeggen.’

‘Eigenlijk is het onze ambitie onszelf overbodig te maken’

In de kinderschoenen

De volgens de Woo verplichte actieve openbaarmaking, stelt Bremmer, staat nog in de kinderschoenen. Ze is opgelucht dat het ACOI staatssecretaris Eric van der Burg (Slagvaardige Overheid) ertoe heeft kunnen bewegen om de voor overheidsorganisaties verplichte aansluiting op de Generieke Woo-­voorziening (GWV) tijdelijk los te laten. Dit om zo de actieve openbaarmaking te versnellen.

Het grote ICT-project liep forse vertragingen op door de technische complexiteit en capaciteitsproblemen. Er was al 28 miljoen euro aan uitgegeven. In plaats van één centrale voorziening te bouwen voor alle documenten die overheden actief openbaar maken, is het veel beter om een decentraal model in te voeren, waarbij overheids­organisaties worden verplicht informatie direct op de eigen website te publiceren.

‘Als je dan afspraken maakt dat alles vindbaar, machineleesbaar en interoperabel is, kom je een heel eind. Van hieruit kun je de informatiehuishouding op orde brengen.’

Hardnekkig is dat het belang van informatiebeheer nog steeds wordt onderschat

Groundhog Day

Een van de eerste ACOI-rapporten was ‘Groundhog Day’. De titel verwijst naar de bekende film, waarin de hoofdpersoon elke dag in exact dezelfde onaangename situatie wakker wordt. Volgens ACOI bevindt de overheid zich al decennia in een vergelijkbare vicieuze cirkel als het gaat om haar informatiehuishouding.

‘Het lukt maar niet om het informatiebeheer op orde te krijgen. Daar zijn tal van redenen voor. Hardnekkig is dat het belang ervan nog steeds wordt onderschat. Medewerkers hebben niet door hoe wezenlijk het is informatie op orde te hebben. Organisaties zijn niet in staat om over de eigen grenzen heen te denken, stellen het eigen belang en de eigen autonomie voorop en zijn niet bereid om afspraken te maken.’

‘Het probleem is ook dat er te veel data worden bewaard. Informatie weggooien vinden mensen heel eng. Door de systemen wordt ook erg slecht gefaciliteerd om iets te kunnen vernietigen. Het gevolg is dat organisaties door de bomen het bos niet zien. De werkprocessen zodanig inrichten dat informatie ordenen een structureel onderdeel wordt van het dagelijkse werk is beslist de grootste uitdaging om de informatiehuishouding te verbeteren. Als ACOI hameren we daar continu op. We bewaren alles en daardoor vinden we niets.’

‘We bewaren alles en daardoor vinden we niets’

Het échte werk

Ook op de informatiehuishouding is er de afgelopen jaren veel positiefs gebeurd, ziet Bremmer. De programma’s Open op Orde en RDDI (Duurzaam Digitale Informatiehuishouding), en ook het programma Open Overheid, hebben flink wat projecten in gang gezet. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed is gegroeid en de gezamenlijke inspanningen van de inspectie, regeringscommissaris Informatiehuishouding Arre Zuurmond en ACOI hebben het onderwerp hoger op de agenda gezet. Binnen het Rijk zelf is er in de ICBR (Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst) en het CIO-beraad meer aandacht voor.

‘Dat is het noemen waard, maar het is nog lang niet genoeg. Het beleid dat al in 2018 voor e-mailarchivering is vastgesteld, wordt bijvoorbeeld nog steeds niet uitgevoerd. Er is een gebrek aan doorzettingskracht en een gebrek aan leiding. De reacties zijn dat informatiebeheer afleidt van het échte werk, maar dit is het échte werk. Het is belangrijk voor de besluitvorming, voor handhaving, voor onderzoek en stelt ons in staat als burgers de overheid te controleren.’