Afscheid van gaswinning én van karrenvrachten papier
Soms lijkt het wel of ‘overheid’ en ‘informatiehuishouding’ altijd in een ongelukkige relatie zitten. Een kijkje verder achter de voordeur, in dit geval die van Economische Zaken en Klimaat, laat zien dat met hard werken er wel degelijk sprake kan zijn van een harmonieus koppel. De Parlementaire Enquête Groninger Aardgaswinning is een keerpunt in de manier waarop de overheid haar informatie beheert. “We gaan nooit meer terug naar de karrenvrachten papier.”
Tekst Cyriel van Rossum
John van Schendelen geeft sinds 2012 leiding aan het Team Digitale Informatievoorziening van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en maakt deel uit van het projectteam Parlementaire Enquête Groninger Aardgaswinning (PEGA). Dat team wordt geleid door Harmen Droppers, lid van het managementteam Bureau Bestuursraad van hetzelfde ministerie. Hun project begon toen de Tweede Kamer begin 2019 besloot om een parlementaire enquête in te stellen naar aanleiding van de Groninger malaise rond de afwikkeling van aardbevingsschade.
Van Schendelen: “We wisten niets behalve dat de enquêtecommissie op een nog onbekend moment in de toekomst voorzien moest worden van zoveel mogelijk documentatie over 60 jaar gaswinning. Ook wat ze precies wilden weten, was nog niet bekend. Een kansloze exercitie als we zouden wachten op de vragen van de commissie. Die werden pas begin 2021 bekend via een zogenaamde vorderingsbrief. Na zo’n vordering heb je maar zes weken de tijd om die op te volgen.”
Droppers: “We moesten het dus al meteen heel breed aanpakken: zoveel mogelijk informatiebronnen in kaart brengen en toegankelijk maken. Alle archieven opentrekken, ongeacht waar die zich bevonden en hoe ze waren ingericht.”
Van Schendelen: “Als we die informatie op papier bij elkaar zouden willen brengen, alles in viervoud (in verband met archiefvereisten bij de commissie en EZK, red), dan zou het halve Amazonewoud moeten worden gekapt. Bij de laatste enquête, die over de Fyra (2013-2016), was alles nog op papier, hoewel toen ook wel het een en ander digitaal beschikbaar was. We wisten dat papieren informatie verstrekken over 60 jaar gaswinning waanzin zou zijn.
We wisten dat papieren informatie verstrekken over 60 jaar gaswinning waanzin zou zijn
Verzamelen, digitaliseren, rubriceren
Heel veel informatie moest nog gedigitaliseerd worden, want pas vanaf 2005 werd binnen het ministerie het gasdossier langzamerhand digitaal. Van het Directoraat-Generaal Energie stond een grote hoeveelheid informatie klaar om te worden overgedragen aan het Nationaal Archief. Die overdracht moesten we even stop zetten om alles door te spitten op alle denkbare informatie over de gaswinning. Ga er maar aan staan: 700 strekkende meters archief, waaruit wij een selectie van tegen de 20 procent maakten. Daarmee waren we er nog lang niet, want er waren méér archieven die belangrijke informatie zouden kunnen bevatten. We moesten bijvoorbeeld ook bij het Nationaal Archief gaan shoppen. Daarnaast moest informatie in het documentmanagementsysteem, in e-mailboxen en op netwerkschijven toegankelijk worden gemaakt.”
Droppers: “We zijn meteen aan de klus begonnen toen de Kamer de motie aannam. Dat is inmiddels ruim twee en een half jaar geleden: verzamelen, digitaliseren, rubriceren, gemakkelijk toegankelijk en doorzoekbaar maken. En dat met een team van mensen naast de collega’s die zich beleidsmatig met het Groningendossier bezighouden, want hun werk mocht niet vertraagd worden. We hebben daarin ook de hele EZK-organisatie meegenomen. Zo hebben we de ontwikkelde techniek en processen beschikbaar gesteld voor een zevental eveneens betrokken (zelfstandige) dienstonderdelen en commissies van EZK. Toen we in februari dit jaar de vorderingsbrief kregen, stond nagenoeg alles klaar om tijdig antwoorden op de vorderingen van de commissie te kunnen geven.”
Pas vanaf 2005 werd binnen het ministerie het gasdossier langzamerhand digitaal
Digitale explosie
Van Schendelen: “Wat wel leuk is: we konden precies zien wanneer er bij het Rijk een soort digitale explosie plaatsvond: zo rond de eeuwwisseling verdubbelde de informatie op netwerkschijven dankzij de opmars van communicatie per e-mail. De groei daarna was ook ongekend. En met ons project is de overheid ook weer aanzienlijk digitaler geworden.”
Droppers: “We hebben de informatie doorzoekbaar gemaakt met behulp van Zoek & Vind. Van die software maken meerdere departementen, EZK ook, al gebruik voor de informatiestromen in het kader van de Wob. We hebben de programmatuur in samenwerking met KnowlegdePlaza omgebouwd ten behoeve van ons project. Ik zeg wel eens: we hadden een brommertje, en dat hebben we opgevoerd tot een flinke motor. Ik denk dat we daarmee ook toekomstige parlementaire enquêtes van dienst zijn. Dit is echt wel een historisch keerpunt in de manier van informatie verstrekken in het kader van een parlementaire enquête.”
Van Schendelen: “Niemand zal hierna nog terug willen naar de karrenvrachten papier die tot dusverre gepaard gingen met enquêtes. Waarschijnlijk moet aan die motor bij een volgende enquête nog wel weer gesleuteld worden. Je weet nooit wat met welk pakket eisen enquêtecommissies in de toekomst komen. En vergeet ook niet dat de overheidsinformatie maar een deel is van wat nodig is voor de PEGA. Daarnaast moeten bijvoorbeeld Shell, de NAM en andere departementen ook met de nodige gegevens over de brug komen.”
We hebben echt heel veel naar boven weten te halen. Big data hebben definitief hun intrede gedaan in de enquêtegeschiedenis
Te hoge verwachting
Droppers: “De enquêtecommissie heeft ons ondanks onze grondige voorbereidingen toch nog wel verrast met een aantal onverwachte technische eisen, zoals over een verplichte schrijfwijze van namen, documenttyperingen en bundeling op basis van extensies. We hadden ons systeem klaar in december 2020 en in februari 2021 werd er voor het eerst een beroep op gedaan. Normaal gesproken moet je niet meer rommelen aan een systeem als dat eenmaal in gebruik is genomen, maar onder invloed van wat de commissie verlangde in haar eerste vordering, moesten we toch nog het een en ander bijstellen.”
Van Schendelen: “De kans dat een enquêtecommissie tot op de bodem komt wat betreft beschikbare informatie is nog nooit zo groot geweest. We hebben echt heel veel naar boven weten te halen, zelfs in oude archieven. Big data hebben definitief hun intrede gedaan in de enquêtegeschiedenis.”
Droppers: “Ik denk wel dat de verwachtingen van digitale ontsluiting van een berg informatie te hoog zijn. Hoger dan wanneer mensen handmatig zoeken in de paperassen. Als een mens zegt: ‘Sorry, dit is wat ik kan vinden, daarmee moet je het doen’, dan wordt dat geaccepteerd. Als de computer iets niet kan vinden – ook al is er een verzameling van miljoenen documenten – dan is er eerder wantrouwen. Van een computer wordt vaak perfectie verlangd, ook al is dat niet terecht. Ook de digitale aanpak is uiteindelijk mensenwerk, omdat de opbrengst zo goed is als de informatie die je in het systeem stopt: 100 procent volledigheid is op dit moment nog een illusie. Onderschat ook niet de hoeveelheid handwerk die er nog altijd bij komt kijken. We hebben bijvoorbeeld ongeveer 100.000 digitale items verzameld, waarvan we toch zeker 20 procent handmatig moesten voorzien van meta-informatie. We begonnen met een team van zes mensen, maar tegen de tijd dat de commissie met de eerste vragen kwam, waren er op ons ministerie dertig mensen op een of andere manier intensief bezig met PEGA.”
Als de computer iets niet kan vinden is er eerder wantrouwen. Van een computer wordt vaak perfectie verlangd, ook al is dat niet terecht
Nieuw terrein
Van Schendelen: “De commissie de informatie geven die ze nodig heeft is één. Maar die informatie moet ook nog zo in elkaar zitten dat de commissie uiteindelijk een deel daarvan vlot kan publiceren, namelijk het deel dat op haar instigatie openbaar moet worden. We hebben veel vertrouwelijke informatie ontsloten, waarvan een nog onbekend deel openbaar wordt. Maar met het oog op de AVG zal er veel geanonimiseerd moeten worden.”
Droppers: “Dat kan voor een deel geautomatiseerd met software van Zylab. Met dat programma is al ervaring opgedaan bij Wob-zaken, maar het moest zwaarder worden uitgerust om deze enorme hoeveelheid informatie aan te kunnen. Let wel: alle suggesties die de programmatuur doet, moeten wel beoordeeld worden door mensen. Daarmee zijn vier mensen naar verwachting tien maanden fulltime bezig.”
Van Schendelen: “Het werk is overigens nog niet voorbij, want de informatie die wij hebben gedigitaliseerd en samengebracht moet nog duurzaam worden opgeslagen. Bij het ministerie, in een nieuw documentatiemanagementsysteem, of bij het Nationaal Archief. Dat is nog geen uitgemaakte zaak.”
Droppers: “Ik denk dat we wel mogen zeggen dat we innovatief werk hebben verricht. We hebben zoveel nieuws moeten bedenken en ontwikkelen en we zijn daarbij regelmatig tegen muren aan gelopen. We hebben er heel veel van geleerd.”
Van Schendelen: “We hebben een heel nieuw terrein betreden. Maar laten we vooral niet vergeten dat de Griffie (die als ondersteunende staf van de enquêtecommissie fungeert) heel bereidwillig en coöperatief is geweest. Zij hebben uiteindelijk de keuze gemaakt om digitaal te gaan werken. Anders had ik niet geweten hoe we het PEGA-project tot een goed einde hadden moeten brengen.”
Deel dit artikel:
