Utrecht en Zuid-Holland zijn twee prominente deelnemers van de Datawerkplaats, een samenwerking tussen de Universiteit Utrecht en lokale en regionale overheden. Over de motivatie van de provincie Utrecht voor haar deelname zegt strategisch programmamanager/opgavemanager Arthur Wetzel: “Net als andere overheden zijn wij al jaren bezig met het digitaliseren van zowel onze eigen bedrijfsprocessen als van de interactie met partners en burgers. We hebben ons gecommitteerd aan de Code Goed Openbaar Bestuur uit 2009 en vinden de CODIO daar een goede aanvulling op. In 2019 hebben Gedeputeerde en Provinciale Staten de Digitale Routekaart voor de informatievoorziening van de provincie Utrecht, SlimCity 2025, vastgesteld. Daarin staat beschreven wat de rol van informatietechnologie is bij het realiseren van de maatschappelijke opgaven waar we voor staan. Bij de ambtelijke uitwerking rees de vraag: hoe gaan we om met alle richtlijnen die er zijn, waar zit de samenhang? Toen we over de CODIO hoorden, hebben we gezegd: hier moeten we iets mee doen. We wisten alleen nog niet precies wat. Daarom hebben we met een casus proefgedraaid in de workshop.”

Ethische aspecten

Ook Zuid-Holland is al jaren bezig met de digitale transformatie. Verantwoordelijk gedeputeerde Willy de Zoete: “Het is een maatschappelijk fenomeen waar we niet omheen kunnen, maar er zijn wel randvoorwaarden nodig: hoe gaan we met vraagstukken om? Zijn we ons bewust van de ethische aspecten? De slag om mensen in de organisatie hiervan bewust te maken, hebben we al een poos geleden in gang gezet. We hebben bijvoorbeeld al enkele jaren een ethicus in dienst die ons op strategisch niveau bij dit soort vraagstukken helpt.”

Gegevens voor de burger toegankelijk maken over het omgevingsbeleid – een belangrijk beleidsterrein van de provincie – is een ambitie waarbij digitalisering een belangrijke rol speelt. Het was dat vraagstuk dat Zuid-Holland in de workshop (die overigens ruim een jaar geleden plaatshad) onder de loep nam: hoe zorgen we ervoor dat alle data die we met betrekking tot ons omgevingsbeleid ontsluiten, goed te vinden en te begrijpen zijn?

De Zoete: “De provincie is van de burgers, gegevens zijn van de burgers en zij hebben recht op inzage daarin. De Wet open overheid verplicht ons nu natuurlijk tot die openheid, maar het maakt onze bedrijfsvoering ook efficiënter. Als data openbaar zijn, kan de burger ze zelf opzoeken. Digitaliseren is een gigantische klus, maar het is de moeite waard.”

Overigens ontving de provincie op 10 mei de Aanmoedigingsprijs Open Dossiers voor het openbaar maken van alle GS-voorstellen inclusief onderliggende stukken uit handen van staatssecretaris Alexandra van Huffelen. “Daar zijn we best trots op”, lacht de gedeputeerde.

Aron Duindam, coördinator Omgevingsbeleid en namens de provincie deelnemer aan de workshop destijds, voegt eraan toe dat het denken over goed digitaal openbaar bestuur er bijvoorbeeld toe heeft geleid dat de provincie onlangs zelf een milieueffectrapportage heeft gemaakt in plaats van de opdracht uit te besteden aan een extern bureau. “Dankzij een groter bewustzijn van de risico’s hebben we besloten dat we dit soort data liever in eigen beheer houden.”

Druktemonitor

Als universitair docent was Erna Ruijer een van de ontwerpers van de workshop. “Nadat we (hoogleraar publieke innovatie Albert Meijer, twee junior-onderzoekers en zijzelf, red.) de CODIO hadden opgesteld, wilden we ‘m in de praktijk testen en kijken of er nog andere waarden of acties uit naar voren zouden komen dan die wij bedacht hadden. Dat was niet het geval, ze kregen juist een concretere invulling.”

Een realistische casus was startpunt voor de discussie. Aan de hand van de fundamenten, waarden en principes uit de CODIO (zie kader) keken de deelnemers vanuit verschillende invalshoeken naar het beleid en vroegen zich af in hoeverre deze daarin tot hun recht kwamen. “De vraag was: welke acties helpen om de waarden die we hadden gedefinieerd, te borgen en zijn de uitkomsten misschien ook breder inzetbaar?”

De antwoorden moesten leiden tot een checklist – in de vorm van een poster –, waarop acties, termijnen, coördinator en verantwoordelijke actoren in kaart worden gebracht. Als programmamanager van Datagedreven Provincie was Lieke Stroucken verantwoordelijk voor de invulling en begeleiding van de workshop. Utrecht koos voor de casus van de Drukte­monitor, vertelt ze, een interactieve kaart waarop realtime te zien is hoe druk het in een bepaald (recreatie)gebied is.

Voorheen werd deze gevuld met handmatig aangeleverde gegevens van medewerkers ter plekke. Omdat dat te arbeids­intensief was en onvoldoende betrouwbare gegevens opleverde, besloot de provincie – bij wijze van pilot – data bij een commercieel bedrijf in te kopen. “Gebruikmaken van locatie­gegevens ligt ethisch gevoelig: voldoet de zakelijke partner aan de privacyregels? Weten bezoekers van een gebied wel waar ze toestemming voor geven als ze een bepaalde app downloaden?”

Mate van transparantie

Wat Stroucken opviel, is dat er veel discussie was over de mate van transparantie in het contact met stakeholders (lees: burgers). Concreet: moet op de website de herkomst van data worden vermeld (eenvoudig te realiseren) en/of moeten in gebieden waarschuwingsbordjes worden opgehangen (lastiger uit te voeren)? Voorlopig is die discussie in het voordeel van het eerste beslecht.

Nog interessanter vond Stroucken het dat in de workshop ook veel werd gesproken over de vraag: wie is hier nou verantwoordelijk voor? “Het antwoord luidde meestal: de provincie. Wij hebben sinds kort een Chief Information Officer, maar die verantwoordelijkheden waren toen nog niet duidelijk belegd. Dat is wel het dilemma: enerzijds ontstaat er veel digitale innovatie bij de maatschappelijke opgaven in allerlei domeinen, anderzijds zie je aan de IT-kant en in de bedrijfsvoering veel richtlijnen. Die twee vinden elkaar nog onvoldoende. Als een beleidsafdeling een privacy-issue signaleert, leggen ze het algauw bij de privacy officer, terwijl zij hiervoor ook een verantwoordelijkheid dragen. Er wordt vaak gedacht: digitalisering is iets van IT. Maar het wordt steeds meer iets van de beleids­opgave zélf. Mensen daarvan bewust maken is de uitdaging.”