Noodgedwongen heeft de overheid in de coronacrisis de regie op de samenleving strak in handen genomen. Ze doet ongekende maatschappelijke en economische interventies. Beleid en uitvoering zijn bij uitstek datagedreven en technologisch gestuurd. De digitale transformatie van samenleving en overheid is in een adembenemende stroomversnelling geraakt.

De initiatiefnemers van het iBestuur Congres – VNG en de ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Economische Zaken en Klimaat, en Justitie en Veiligheid – hechten er daarom zeer aan dat het iBestuur Congres 2020 doorgaat. Er is binnen de overheid een dringend gevoelde behoefte om op 11 september in Papendal even op adem te komen met de tegenvoeters uit ICT-sector en wetenschap, om ervaringen te delen en inspiratie op te doen.

Maar hoe doe je dat binnen de richtlijnen, een congres organiseren waarop zoveel mogelijk deelnemers kennis uitwisselen en bijpraten? Hoe combineer je zinvol en effectief de fysieke ontmoeting en de digitale verbinding? Daarmee is het iBestuur Congres 2020 niet alleen een bijeenkomst over het onderzoek naar de digitale transformatie en de hybride samenleving: het iBC2020 is zélf deel van dat onderzoek!

Het hybride congresformat gaat er vanuit dat een groep deelnemers op locatie aanwezig is en de overige deelnemers via internet aansluiten. Vanzelfsprekend is de definitieve vorm afhankelijk van de corona-ontwikkelingen en de dan geldende richtlijnen, maar dit format is behoorlijk schaalbaar. Vooralsnog is uitgegaan van 225 mensen op Papendal en 500 deelnemers via internet. Dat aantal van 225 is precies het aantal waarvoor plaats is in de grootste zaal van Papendal waar het plenaire programma plaatsvindt, met inachtneming van de coronaregels. Vanzelfsprekend wordt het plenaire programma live gestreamd via internet.

Ook alle veertig break-outsessies, tien sessies in vier rondes, worden live gestreamd via de website van het iBestuur Congres. Daartoe worden de tien break-outzalen, waarin steeds plaats is voor ongeveer twintig deelnemers, uitgerust met camera, geluid, schermen en virtual rooms waarin deelnemers en sprekers ‘van buiten’ kunnen plaatsnemen. Zo wordt het mogelijk om een debat te organiseren dat integraal wordt gestreamd met sprekers in de zaal en bijvoorbeeld enkele bewindspersonen die vanaf hun werkplek ‘inbellen’: “Kom er maar in, Mark!”

Voor de deelnemers thuis achter hun scherm biedt dat extra mogelijkheden. Zo kan bijvoorbeeld met de sprekers worden nagepraat via de virtual room na de sessies als de ‘fysieke deelnemers’ op weg zijn naar een andere activiteit.

Traditioneel is het iBestuur Congres een plek voor ontmoeting. Omdat elkaar tegen het lijf lopen letterlijk niet mogelijk zal zijn, kunnen deelnemers vooraf met elkaar afspreken via de congres-app en een van de vele coronaproef gemaakte ontmoetingsplekken reserveren op locatie – dat kan een anderhalvemeter-lunchtafel zijn of bijvoorbeeld een uitgezette wandeling – of in de virtual rooms. Voor wie in beslotenheid met maximaal vier mensen bijeen wil komen, zijn er ruimtes beschikbaar die ook via de app gereserveerd kunnen worden.

Het iBestuur Congres 2020 is een living lab: hoe organiseer je een werkend congres tegelijkertijd op locatie en achter het eigen scherm. Daarbij is de inzet van technologie onontbeerlijk: audiovisuele middelen, robots en chatbots, apps en internettoepassingen.

Het is ook een gelegenheid om de deelnemende bestuurders zelf ervaring op te laten doen met technologie die een rol kan spelen bij de uitvoering van beleid in de nieuwe digitale werkelijkheid. Denk bijvoorbeeld aan sessies die in een augmented reality plaatsvinden. Het congres is ook een mooie testlocatie voor de contact tracing-apps, zeg maar de corona-apps, die de GGD moeten ondersteunen bij bron- en contactonderzoek en het vroegtijdige opsporing van besmettingen.

Tijdens het congres is ook voor iedereen realtime zichtbaar hoeveel mensen in welke ruimtes aanwezig zijn en hoeveel mensen vanaf verschillende plaatsen in het land aan sessies deelnemen via heat maps (“Waar is iedereen?”). De congresdeelnemers zijn dan ook nadrukkelijk deelnemers aan een experiment en hen zal gevraagd worden om toestemming voor het gebruik van bijvoorbeeld hun locatiegegevens conform de AVG. Ervaringen en beleving worden tijdens het congres geëvalueerd.

Nog meer dan bij eerdere iBestuur Congressen gaat het er in de eerste plaats om dat i-bestuurders kennis nemen van uitdagingen die op hun organisatie en de samenleving afkomen en hoe daar mee om te gaan. De crisis brengt nieuwe uitdagingen en bestaande uitdagingen worden urgenter.

Om te kunnen meebewegen in de digitale stroomversnelling moet aan randvoorwaarden worden voldaan op gebied van infrastructuur en geschikte toepassingen, cybersecurity en privacy, vaardigheden en inclusie. Bijvoorbeeld de zoektocht naar de corona-app liet zien dat er ook dringende ethische vraagstukken opdoemen. Hoe om te gaan met de nog verder toegenomen afhankelijkheid van big tech? Wat betekent de versnelde digitalisering überhaupt voor de relatie overheid en ICT-sector?

De bestaande thema’s als cloud, big data, 5G, goed opdrachtgeverschap, AI en ethiek, om er maar een paar te noemen, blijven actueel maar komen in een nieuw urgent perspectief te staan. Het iBestuur Congres onderzoekt de i-overheid tijdens en voorbij de exitstrategie.

Het iBestuur Congres 2020 vindt net als vorig jaar plaats in Sportcentrum Papendal in de bossen bij Arnhem. Papendal heeft veel zalen beschikbaar van uiteenlopende grootte – allemaal met 100 Mb symmetrische internetverbinding – en verschillende sportaccommodaties. Bovendien kan een deel van het programma buiten plaatsvinden in tenten.

De Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden wordt uitgenodigd om mee te denken bij de inrichting van de locatie, de technische aanpassingen en routering van deelnemers en medewerkers tijdens het congres. Ook voor Papendal is het iBestuur Congres 2020 als een onderzoek naar de mogelijkheden en uitdagingen van het hybride congres.

Net als bij de vorige editie biedt nationaal Sportcentrum Papendal natuurlijk ook de mogelijkheid om tussendoor sportief te ontspannen, op locatie maar ook thuis achter het scherm. Denk daarbij aan work-outsessies met topsporters die ook via de live stream te volgen zijn (“Doe de Total Core Work Out met Epke!”).